屌絲創(chuàng)業(yè)：“線上辦公室”優(yōu)于集中辦公創(chuàng)投
要用每月1萬5來運作貝波網(wǎng)，確實坑爹了點。好在我這么多年屌絲不是白當(dāng)?shù)?，這情況還基本在預(yù)料之內(nèi)。為了讓項目有可能運作6個月，只能再砍掉一些固定成本，得讓1萬5花出5萬的效果。因為3個人的工資本就不在計劃內(nèi)，所以第一個被砍的成本就是辦公室的房租。為何辦公室租金第一個被砍?這就得從貝波網(wǎng)這個項目的特性開始說起了。
貝波網(wǎng)是個服飾定制平臺，初期的切入點是中高端的男裝定制，主要品類是襯衫、西裝和中裝。平臺的一端是用戶，另一端是大量的手藝人(初期主要就是裁縫)，而平臺則處理定制過程中的所有問題，比如提供上門量身服務(wù)、進口優(yōu)質(zhì)的布料、多段式的質(zhì)量控制等，由此讓用戶可以在家就輕松享受到定制這種優(yōu)質(zhì)而又個性化的服飾消費體驗。整個項目的規(guī)劃雖然基本是原創(chuàng)，并且在過程中發(fā)生過很大的變遷才成了這樣的形態(tài)，但后來發(fā)現(xiàn)就初期模式來看，似乎可以看成是中國版的J Hilburn，兩者間不乏相似之處。
因為這樣的運營方式，在平臺的初期運作中，我們這個三人團隊，一個要在用戶間跑來跑去為他們提供服務(wù)，另一個要在裁縫和布料商間跑來跑去調(diào)配資源，剩下的一個是開發(fā)人員，在家里有電腦就行，還得兼任客服的工作。外部的合作者們，比如為我們在歐洲購買布料的幾個合作人，經(jīng)常性大半年不見人?？傊驗闆]有人會在辦公室里辦公，租下一個辦公室或者房間用來集中辦公意義不大，而且往返反而浪費時間。從初期的規(guī)劃來看，除了人員工資，租金成本是固定成本中最大的一塊了，所以也是第一個被動刀的部分。
集中辦公在很多方面是有優(yōu)勢的，比如交流高效，比如互相之間的監(jiān)督作用，這些都是必不可少的東西。雖然要省下辦公室的費用，但我也不能接受大幅度的效率下降。有沒有能把這些缺點彌補掉的解決方案?我想到的是通過辦公協(xié)作工具來彌補效率上的損失，以此在線上模擬出一個虛擬的辦公室來。
為了創(chuàng)建一個線上辦公室，我先腦補了整個團隊在一個線下辦公室中工作的場景。作為一個運營、供應(yīng)鏈、產(chǎn)品技術(shù)分工明確的三人小團隊，現(xiàn)階段的項目運作大致會有以下協(xié)作需求。
1、個人溝通：某個成員與另一名成員為其負責(zé)的任務(wù)而產(chǎn)生的高頻次交流。
2、集體交流：某個成員告知所有其他成員相關(guān)任務(wù)的進展情況。
3、會議：所有成員就復(fù)雜問題進行演示和集體討論。
4、任務(wù)布置：某個成員為完成任務(wù)而請求其他成員的協(xié)助。
5、任務(wù)跟蹤：任務(wù)相關(guān)人員追蹤某個任務(wù)的完成情況，和推進關(guān)聯(lián)任務(wù)間的銜接。
6、文檔協(xié)作：某兩個成員間發(fā)生的文檔編寫和確認任務(wù)。
完成動作拆解，接下來只要找出適合我們這個團隊的，并具有針對性的協(xié)作工具，在我看來就可以達到接近辦公室中face to face辦公的效果了。
這里要感謝下騰訊。在上面提到的6大需求中，前三個都通過騰訊的2個產(chǎn)品QQ和微信得到了很好的解決，尤其要提一下的是QQ群的群視頻功能。就我的個人經(jīng)驗看來，QQ群視頻可能是最實用的遠程會議應(yīng)用，而且還免費。一方面它基于QQ群，所以不需要進行額外的安裝，使用簡單。另一方面，qq群視頻具有非常強大的交互功能，不僅可以進行free talk和視頻對話，還有屏幕分享和ppt演示的功能。通過一些簡單的圖示配合屏幕分享，不管是UI的更改還是服務(wù)流程的變更都可以很明確地完成討論，我們的項目啟動至今還沒有為了討論問題而進行face to face的會議。記得當(dāng)年剛畢業(yè)那會在某外企里，每周和總部開例會，都要先讓部門助理提前預(yù)定會議室，并申請使用polycom，之后所有人提前等在會議室里開會，現(xiàn)在想想實在是又費錢又費力還低效。
騰訊的產(chǎn)品大家都比較熟悉了，所以我只稍微提一下。我著重想談?wù)劄榱巳蝿?wù)管理和文檔協(xié)作而部署的兩個協(xié)作工具——Tower和夠快云庫。
先說說夠快云庫，使用夠快云庫是為了解決文件協(xié)作的問題。首先我認為所有團隊都需要一個網(wǎng)盤來代替U盤這種上個時代的產(chǎn)物這點是毫無疑問的。其次，我們現(xiàn)在在初創(chuàng)期，大多數(shù)東西還是以pic、doc或者excel來保存，如果放在本地的話，檢索時容易產(chǎn)生很多信息干擾。另一方面，很多文檔比如面料信息、裁縫信息相關(guān)的文件都需要多人共同更新維護，并且時常會出現(xiàn)針對某個文件的討論，還有文件版本的反復(fù)，將這些討論與文件建立聯(lián)系以做參考也是很有必要。綜合考慮下，認為夠快云庫比起同步盤、金山企業(yè)網(wǎng)盤等其他網(wǎng)盤類產(chǎn)品更合適。
云庫是夠快在去年12月推出的新產(chǎn)品，和他們之前的網(wǎng)盤服務(wù)相比，雖然云庫具有一般網(wǎng)盤的都具備的功能，比如同步備份、歷史版本恢復(fù)等。但這個產(chǎn)品的設(shè)計思路更傾向于文件協(xié)作，而非文件存儲，這是打動我的地方之一。網(wǎng)盤大多數(shù)都是參照dropbox，采用“文件同步”方式，將本地的文件和云端的文件互相備份。這樣做的優(yōu)點是用戶在隨時隨地都可以打開文件進行查看，連上網(wǎng)之后就能對本地或者云端的文件進行更新。但缺點是占用存儲空間和系統(tǒng)資源。夠快云庫雖然也具有文件同步的功能，但他們在產(chǎn)品端都更強調(diào)“索引同步”技術(shù)，鼓勵用戶以云端存儲文件為主，并直接對云端的文件進行修改，而不是更改本地文件后再同步到云端。同時夠快又做了個智能緩存的技術(shù)，能分辨文檔的使用頻率，確保本地沒有文件也能在離線狀態(tài)打開文件編輯。這個功能是對云端文件無法在離線狀態(tài)使用和更改的一個彌補。雖然很多人傾向使用google docs進行文件協(xié)作，但我們團隊的成員包括我自己都更習(xí)慣與通過wps或office來進行文件處理，更重要的是在沒有VPN的時候google docs根本無法使用，這很限制他的使用場景。很多海外服務(wù)既然一開始就被我排除了，google也不能例外。
使用云庫的第二個原因是夠快的產(chǎn)品設(shè)計和商務(wù)模式對中小企業(yè)比較友好。他的網(wǎng)盤容量可以免費無限擴展，雖然可能我們的項目連他的初始容量都用不完，不過至少這讓人感覺很舒服。其次相對很多企業(yè)網(wǎng)盤，他的權(quán)限管理功能更平滑，沒有復(fù)雜的層級結(jié)構(gòu)設(shè)計，而是以文件庫為核心，將庫中的成員進行簡單的分類，這樣大家都可以都能很快上手。最后就是費用的問題，夠快云庫是按高級功能進行收費的，比如災(zāi)備、調(diào)用api等，主要面向大企業(yè)，對像我們這樣沒有災(zāi)備需求的小團隊或中小企業(yè)用戶，使用云庫沒有額外的成本。
再說說任務(wù)協(xié)作。因為是遠程辦公，對于任務(wù)跟蹤的需求變得尤其突出，不只是我要跟蹤另外兩個成員的任務(wù)，他們的任務(wù)瓶頸很大程度上取決于我的進度，所以他們也需要跟蹤我的任務(wù)。但是現(xiàn)在我們?nèi)藞F隊每個人都是功能化的運作，相互之間在任務(wù)布置上的粒度并不算是太細。就國內(nèi)的協(xié)作工具來看，主要也就是tower、teambition、worktile這三個比較有看頭，而我在立項時選擇了tower。這并不是一個經(jīng)過深度思考的理性選擇，很大程度上是因為純銀曾撰文強烈推薦tower。正因為如此，在實際使用后，我現(xiàn)在對這個選擇有點后悔。
整體來說，tower是個很簡練的任務(wù)協(xié)作工具，上手難度很低。比起worktile或者teambition，tower的功能更簡單。對新手來說，跟隨“熟悉tower”這個內(nèi)置項目的流程走一遍，就可以基本把這個工具給搞明白了，快的話大概5~10分鐘也就OK了。在我看來這個就是tower最大的優(yōu)點，就任務(wù)協(xié)作工具來說，tower是個幾乎任何團隊都能部署的產(chǎn)品，除非你們的團隊實在是太笨了。部署tower之后，我們團隊的辦公效率確實有一定的提高，比如之前要完成某件工作，需要先回憶工作的內(nèi)容，然后再到QQ群或者其他記錄文檔來獲取相關(guān)的信息，但部署tower之后，這些信息都被整合在了一起，省去了很多不必要的時間成本。
說過tower的好處，我想說說為何我打算換掉tower。tower的界面是上一段提到的三家產(chǎn)品中最復(fù)古的，采用列表式的展示方式。這樣的展示方式放在移動端上沒有問題，但放在web端上就顯得有些粗糙。沒有dashboard，所有模塊占用的位置、尺寸都是固定的，看起來就像個bbs。tower在web端上的首頁排序，將討論內(nèi)容置于頂端，然后才是任務(wù)列表，這樣的結(jié)構(gòu)搭配列表式的展示方式就感覺相當(dāng)不直觀。雖然大概可以明白為何tower會將討論置頂，但由于我們團隊的討論用的是2個即時通訊工具，在tower中的關(guān)注點更多是某個任務(wù)有沒有做，或者做的結(jié)果是怎樣，并不會形成太多tower內(nèi)的交互，或者說是為了查閱方便，我們還刻意避免一些非必要信息進入tower，這樣一來將討論置頂就沒有意義了。
我們團隊現(xiàn)在的分工，每個人都在負責(zé)自己的部分，團隊之間的協(xié)作更多時候是取決于某個任務(wù)的結(jié)果而非過程，這樣就注定任務(wù)的粒度，至少是為他人布置任務(wù)的粒度不會很細。這樣的使用方式與tower的特點是由矛盾的，顯然tower在產(chǎn)品設(shè)計上是希望用戶通過tower來進行一種粒度很細的管理方式，這樣讓我們使用起來感覺別扭。而且tower不關(guān)注已經(jīng)完成的任務(wù)，將這些任務(wù)的層級藏得很深。比起tower的這種理念，teambition或worktile這種將待完成、進行中、已完成三類任務(wù)在任務(wù)頁中分布排列的方式更適合我們團隊的使用習(xí)慣。
后記：
現(xiàn)在的工作狀態(tài)，我們團隊成員間的任務(wù)的指派都通過tower來完成，并通過微信通知對方confirm和交流細節(jié)。文檔編輯好就直接上傳夠快，同樣也通過微信群告知所有人。我會看需要決定是否會在周五與其中一位成員碰頭討論供應(yīng)鏈或產(chǎn)品研發(fā)上的問題，此外每周會有兩天在晚上十點的時候進行線上會議。除了前幾天進行公司注冊的時候需要所有股東到場簽名，還沒碰到需要三人同時出現(xiàn)在線下某個地方的情況。相比面對面工作來說，現(xiàn)階段并沒有太顯著的效率下降。其實夠快云庫和tower只是協(xié)作工具中的一小部分，但考慮到現(xiàn)階段的必要性和團隊的學(xué)習(xí)成本，其他產(chǎn)品的部署雖然已有規(guī)劃(例如知識庫)，但不會在這個階段就開始使用。
額外提一下選型的問題。事實上在項目選型時我基本沒有考慮國外的項目，盡管其中有想evernote、hackpad、trello、asana這樣優(yōu)秀的產(chǎn)品，而且還有新冒起的Slack一直讓我很好奇。當(dāng)然這不是單純因為我支持國貨，主要是基于幾個因素考慮的。首先，我沒有時間對這些項目進行一個一個的對比測試，所以需要進行一次快速的篩選。其次，這些協(xié)作工具很多都沒有漢化版，看著一堆英文讓人覺得心煩，也要照顧到未來加入團隊的小伙伴的英文水平。最后，大多數(shù)產(chǎn)品國內(nèi)都有翻版，tower等都是經(jīng)過微創(chuàng)新和本地化之后的優(yōu)秀產(chǎn)品。我一向不是“產(chǎn)品原教旨主義者”，比起Gmail來說，QQmail和foxmail都讓我用地更舒服，所以我并不認為一定有必要使用國外的產(chǎn)品。因此，我在選型時幾乎是直接剔除了所有國外的項目。
總得來說，協(xié)作工具讓今天的創(chuàng)業(yè)者具備了更高效的工作條件，他們之間良好的互相作用能使得離散型的團隊高效運作，達成一個線上辦公室的效果。但不管是夠快也好，金山也好，tower也好，teambition和worktile也好，每個產(chǎn)品都有其特點，而且都有他們各自的支持者。如果要通過協(xié)作工具來提高團隊工作的效能，最重要的就是對自身團隊工作情況的分析，選擇對自己團隊最有利的產(chǎn)品和運作方式。
PS：其實在本文完成的時候我剛剛和上海某孵化器簽訂了租賃合約。不管線上的效率如何高，要注冊公司也是沒法繞過政府行政環(huán)節(jié)的。雖然說起來也可以用虛擬注冊地址等手段，但項目未來也會要補充新的人員，再加上身處在一堆創(chuàng)業(yè)者中間有點像是吸二手煙的感覺，會被這種氣氛相互帶動，權(quán)衡下來還是決定租下一個線下辦公地點。不過預(yù)計“云端辦公室”依然將成為我們團隊的主導(dǎo)。
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