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要用每月1萬5來運(yùn)作貝波網(wǎng)，確實(shí)坑爹了點(diǎn)。好在我這么多年屌絲不是白當(dāng)?shù)?，這情況還基本在預(yù)料之內(nèi)。為了讓項(xiàng)目有可能運(yùn)作6個(gè)月，只能再砍掉一些固定成本，得讓1萬5花出5萬的效果。因?yàn)?個(gè)人的工資本就不在計(jì)劃內(nèi)，所以第一個(gè)被砍的成本就是辦公室的房租。為何辦公室租金第一個(gè)被砍?這就得從貝波網(wǎng)這個(gè)項(xiàng)目的特性開始說起了。

貝波網(wǎng)是個(gè)服飾定制平臺(tái)，初期的切入點(diǎn)是中高端的男裝定制，主要品類是襯衫、西裝和中裝。平臺(tái)的一端是用戶，另一端是大量的手藝人(初期主要就是裁縫)，而平臺(tái)則處理定制過程中的所有問題，比如提供上門量身服務(wù)、進(jìn)口優(yōu)質(zhì)的布料、多段式的質(zhì)量控制等，由此讓用戶可以在家就輕松享受到定制這種優(yōu)質(zhì)而又個(gè)性化的服飾消費(fèi)體驗(yàn)。整個(gè)項(xiàng)目的規(guī)劃雖然基本是原創(chuàng)，并且在過程中發(fā)生過很大的變遷才成了這樣的形態(tài)，但后來發(fā)現(xiàn)就初期模式來看，似乎可以看成是中國(guó)版的J Hilburn，兩者間不乏相似之處。

因?yàn)檫@樣的運(yùn)營(yíng)方式，在平臺(tái)的初期運(yùn)作中，我們這個(gè)三人團(tuán)隊(duì)，一個(gè)要在用戶間跑來跑去為他們提供服務(wù)，另一個(gè)要在裁縫和布料商間跑來跑去調(diào)配資源，剩下的一個(gè)是開發(fā)人員，在家里有電腦就行，還得兼任客服的工作。外部的合作者們，比如為我們?cè)跉W洲購(gòu)買布料的幾個(gè)合作人，經(jīng)常性大半年不見人。總之因?yàn)闆]有人會(huì)在辦公室里辦公，租下一個(gè)辦公室或者房間用來集中辦公意義不大，而且往返反而浪費(fèi)時(shí)間。從初期的規(guī)劃來看，除了人員工資，租金成本是固定成本中最大的一塊了，所以也是第一個(gè)被動(dòng)刀的部分。

集中辦公在很多方面是有優(yōu)勢(shì)的，比如交流高效，比如互相之間的監(jiān)督作用，這些都是必不可少的東西。雖然要省下辦公室的費(fèi)用，但我也不能接受大幅度的效率下降。有沒有能把這些缺點(diǎn)彌補(bǔ)掉的解決方案?我想到的是通過辦公協(xié)作工具來彌補(bǔ)效率上的損失，以此在線上模擬出一個(gè)虛擬的辦公室來。

為了創(chuàng)建一個(gè)線上辦公室，我先腦補(bǔ)了整個(gè)團(tuán)隊(duì)在一個(gè)線下辦公室中工作的場(chǎng)景。作為一個(gè)運(yùn)營(yíng)、供應(yīng)鏈、產(chǎn)品技術(shù)分工明確的三人小團(tuán)隊(duì)，現(xiàn)階段的項(xiàng)目運(yùn)作大致會(huì)有以下協(xié)作需求。

1、個(gè)人溝通：某個(gè)成員與另一名成員為其負(fù)責(zé)的任務(wù)而產(chǎn)生的高頻次交流。

2、集體交流：某個(gè)成員告知所有其他成員相關(guān)任務(wù)的進(jìn)展情況。

3、會(huì)議：所有成員就復(fù)雜問題進(jìn)行演示和集體討論。

4、任務(wù)布置：某個(gè)成員為完成任務(wù)而請(qǐng)求其他成員的協(xié)助。

5、任務(wù)跟蹤：任務(wù)相關(guān)人員追蹤某個(gè)任務(wù)的完成情況，和推進(jìn)關(guān)聯(lián)任務(wù)間的銜接。

6、文檔協(xié)作：某兩個(gè)成員間發(fā)生的文檔編寫和確認(rèn)任務(wù)。

完成動(dòng)作拆解，接下來只要找出適合我們這個(gè)團(tuán)隊(duì)的，并具有針對(duì)性的協(xié)作工具，在我看來就可以達(dá)到接近辦公室中face to face辦公的效果了。

這里要感謝下騰訊。在上面提到的6大需求中，前三個(gè)都通過騰訊的2個(gè)產(chǎn)品QQ和微信得到了很好的解決，尤其要提一下的是QQ群的群視頻功能。就我的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)看來，QQ群視頻可能是最實(shí)用的遠(yuǎn)程會(huì)議應(yīng)用，而且還免費(fèi)。一方面它基于QQ群，所以不需要進(jìn)行額外的安裝，使用簡(jiǎn)單。另一方面，qq群視頻具有非常強(qiáng)大的交互功能，不僅可以進(jìn)行free talk和視頻對(duì)話，還有屏幕分享和ppt演示的功能。通過一些簡(jiǎn)單的圖示配合屏幕分享，不管是UI的更改還是服務(wù)流程的變更都可以很明確地完成討論，我們的項(xiàng)目啟動(dòng)至今還沒有為了討論問題而進(jìn)行face to face的會(huì)議。記得當(dāng)年剛畢業(yè)那會(huì)在某外企里，每周和總部開例會(huì)，都要先讓部門助理提前預(yù)定會(huì)議室，并申請(qǐng)使用polycom，之后所有人提前等在會(huì)議室里開會(huì)，現(xiàn)在想想實(shí)在是又費(fèi)錢又費(fèi)力還低效。

騰訊的產(chǎn)品大家都比較熟悉了，所以我只稍微提一下。我著重想談?wù)劄榱巳蝿?wù)管理和文檔協(xié)作而部署的兩個(gè)協(xié)作工具——Tower和夠快云庫(kù)。

先說說夠快云庫(kù)，使用夠快云庫(kù)是為了解決文件協(xié)作的問題。首先我認(rèn)為所有團(tuán)隊(duì)都需要一個(gè)網(wǎng)盤來代替U盤這種上個(gè)時(shí)代的產(chǎn)物這點(diǎn)是毫無疑問的。其次，我們現(xiàn)在在初創(chuàng)期，大多數(shù)東西還是以pic、doc或者excel來保存，如果放在本地的話，檢索時(shí)容易產(chǎn)生很多信息干擾。另一方面，很多文檔比如面料信息、裁縫信息相關(guān)的文件都需要多人共同更新維護(hù)，并且時(shí)常會(huì)出現(xiàn)針對(duì)某個(gè)文件的討論，還有文件版本的反復(fù)，將這些討論與文件建立聯(lián)系以做參考也是很有必要。綜合考慮下，認(rèn)為夠快云庫(kù)比起同步盤、金山企業(yè)網(wǎng)盤等其他網(wǎng)盤類產(chǎn)品更合適。

云庫(kù)是夠快在去年12月推出的新產(chǎn)品，和他們之前的網(wǎng)盤服務(wù)相比，雖然云庫(kù)具有一般網(wǎng)盤的都具備的功能，比如同步備份、歷史版本恢復(fù)等。但這個(gè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)思路更傾向于文件協(xié)作，而非文件存儲(chǔ)，這是打動(dòng)我的地方之一。網(wǎng)盤大多數(shù)都是參照dropbox，采用“文件同步”方式，將本地的文件和云端的文件互相備份。這樣做的優(yōu)點(diǎn)是用戶在隨時(shí)隨地都可以打開文件進(jìn)行查看，連上網(wǎng)之后就能對(duì)本地或者云端的文件進(jìn)行更新。但缺點(diǎn)是占用存儲(chǔ)空間和系統(tǒng)資源。夠快云庫(kù)雖然也具有文件同步的功能，但他們?cè)诋a(chǎn)品端都更強(qiáng)調(diào)“索引同步”技術(shù)，鼓勵(lì)用戶以云端存儲(chǔ)文件為主，并直接對(duì)云端的文件進(jìn)行修改，而不是更改本地文件后再同步到云端。同時(shí)夠快又做了個(gè)智能緩存的技術(shù)，能分辨文檔的使用頻率，確保本地沒有文件也能在離線狀態(tài)打開文件編輯。這個(gè)功能是對(duì)云端文件無法在離線狀態(tài)使用和更改的一個(gè)彌補(bǔ)。雖然很多人傾向使用google docs進(jìn)行文件協(xié)作，但我們團(tuán)隊(duì)的成員包括我自己都更習(xí)慣與通過wps或office來進(jìn)行文件處理，更重要的是在沒有VPN的時(shí)候google docs根本無法使用，這很限制他的使用場(chǎng)景。很多海外服務(wù)既然一開始就被我排除了，google也不能例外。

使用云庫(kù)的第二個(gè)原因是夠快的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和商務(wù)模式對(duì)中小企業(yè)比較友好。他的網(wǎng)盤容量可以免費(fèi)無限擴(kuò)展，雖然可能我們的項(xiàng)目連他的初始容量都用不完，不過至少這讓人感覺很舒服。其次相對(duì)很多企業(yè)網(wǎng)盤，他的權(quán)限管理功能更平滑，沒有復(fù)雜的層級(jí)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，而是以文件庫(kù)為核心，將庫(kù)中的成員進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，這樣大家都可以都能很快上手。最后就是費(fèi)用的問題，夠快云庫(kù)是按高級(jí)功能進(jìn)行收費(fèi)的，比如災(zāi)備、調(diào)用api等，主要面向大企業(yè)，對(duì)像我們這樣沒有災(zāi)備需求的小團(tuán)隊(duì)或中小企業(yè)用戶，使用云庫(kù)沒有額外的成本。

再說說任務(wù)協(xié)作。因?yàn)槭沁h(yuǎn)程辦公，對(duì)于任務(wù)跟蹤的需求變得尤其突出，不只是我要跟蹤另外兩個(gè)成員的任務(wù)，他們的任務(wù)瓶頸很大程度上取決于我的進(jìn)度，所以他們也需要跟蹤我的任務(wù)。但是現(xiàn)在我們?nèi)藞F(tuán)隊(duì)每個(gè)人都是功能化的運(yùn)作，相互之間在任務(wù)布置上的粒度并不算是太細(xì)。就國(guó)內(nèi)的協(xié)作工具來看，主要也就是tower、teambition、worktile這三個(gè)比較有看頭，而我在立項(xiàng)時(shí)選擇了tower。這并不是一個(gè)經(jīng)過深度思考的理性選擇，很大程度上是因?yàn)榧冦y曾撰文強(qiáng)烈推薦tower。正因?yàn)槿绱耍趯?shí)際使用后，我現(xiàn)在對(duì)這個(gè)選擇有點(diǎn)后悔。

整體來說，tower是個(gè)很簡(jiǎn)練的任務(wù)協(xié)作工具，上手難度很低。比起worktile或者teambition，tower的功能更簡(jiǎn)單。對(duì)新手來說，跟隨“熟悉tower”這個(gè)內(nèi)置項(xiàng)目的流程走一遍，就可以基本把這個(gè)工具給搞明白了，快的話大概5~10分鐘也就OK了。在我看來這個(gè)就是tower最大的優(yōu)點(diǎn)，就任務(wù)協(xié)作工具來說，tower是個(gè)幾乎任何團(tuán)隊(duì)都能部署的產(chǎn)品，除非你們的團(tuán)隊(duì)實(shí)在是太笨了。部署tower之后，我們團(tuán)隊(duì)的辦公效率確實(shí)有一定的提高，比如之前要完成某件工作，需要先回憶工作的內(nèi)容，然后再到QQ群或者其他記錄文檔來獲取相關(guān)的信息，但部署tower之后，這些信息都被整合在了一起，省去了很多不必要的時(shí)間成本。

說過tower的好處，我想說說為何我打算換掉tower。tower的界面是上一段提到的三家產(chǎn)品中最復(fù)古的，采用列表式的展示方式。這樣的展示方式放在移動(dòng)端上沒有問題，但放在web端上就顯得有些粗糙。沒有dashboard，所有模塊占用的位置、尺寸都是固定的，看起來就像個(gè)bbs。tower在web端上的首頁(yè)排序，將討論內(nèi)容置于頂端，然后才是任務(wù)列表，這樣的結(jié)構(gòu)搭配列表式的展示方式就感覺相當(dāng)不直觀。雖然大概可以明白為何tower會(huì)將討論置頂，但由于我們團(tuán)隊(duì)的討論用的是2個(gè)即時(shí)通訊工具，在tower中的關(guān)注點(diǎn)更多是某個(gè)任務(wù)有沒有做，或者做的結(jié)果是怎樣，并不會(huì)形成太多tower內(nèi)的交互，或者說是為了查閱方便，我們還刻意避免一些非必要信息進(jìn)入tower，這樣一來將討論置頂就沒有意義了。

我們團(tuán)隊(duì)現(xiàn)在的分工，每個(gè)人都在負(fù)責(zé)自己的部分，團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作更多時(shí)候是取決于某個(gè)任務(wù)的結(jié)果而非過程，這樣就注定任務(wù)的粒度，至少是為他人布置任務(wù)的粒度不會(huì)很細(xì)。這樣的使用方式與tower的特點(diǎn)是由矛盾的，顯然tower在產(chǎn)品設(shè)計(jì)上是希望用戶通過tower來進(jìn)行一種粒度很細(xì)的管理方式，這樣讓我們使用起來感覺別扭。而且tower不關(guān)注已經(jīng)完成的任務(wù)，將這些任務(wù)的層級(jí)藏得很深。比起tower的這種理念，teambition或worktile這種將待完成、進(jìn)行中、已完成三類任務(wù)在任務(wù)頁(yè)中分布排列的方式更適合我們團(tuán)隊(duì)的使用習(xí)慣。

后記：

現(xiàn)在的工作狀態(tài)，我們團(tuán)隊(duì)成員間的任務(wù)的指派都通過tower來完成，并通過微信通知對(duì)方confirm和交流細(xì)節(jié)。文檔編輯好就直接上傳夠快，同樣也通過微信群告知所有人。我會(huì)看需要決定是否會(huì)在周五與其中一位成員碰頭討論供應(yīng)鏈或產(chǎn)品研發(fā)上的問題，此外每周會(huì)有兩天在晚上十點(diǎn)的時(shí)候進(jìn)行線上會(huì)議。除了前幾天進(jìn)行公司注冊(cè)的時(shí)候需要所有股東到場(chǎng)簽名，還沒碰到需要三人同時(shí)出現(xiàn)在線下某個(gè)地方的情況。相比面對(duì)面工作來說，現(xiàn)階段并沒有太顯著的效率下降。其實(shí)夠快云庫(kù)和tower只是協(xié)作工具中的一小部分，但考慮到現(xiàn)階段的必要性和團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)成本，其他產(chǎn)品的部署雖然已有規(guī)劃(例如知識(shí)庫(kù))，但不會(huì)在這個(gè)階段就開始使用。

額外提一下選型的問題。事實(shí)上在項(xiàng)目選型時(shí)我基本沒有考慮國(guó)外的項(xiàng)目，盡管其中有想evernote、hackpad、trello、asana這樣優(yōu)秀的產(chǎn)品，而且還有新冒起的Slack一直讓我很好奇。當(dāng)然這不是單純因?yàn)槲抑С謬?guó)貨，主要是基于幾個(gè)因素考慮的。首先，我沒有時(shí)間對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行一個(gè)一個(gè)的對(duì)比測(cè)試，所以需要進(jìn)行一次快速的篩選。其次，這些協(xié)作工具很多都沒有漢化版，看著一堆英文讓人覺得心煩，也要照顧到未來加入團(tuán)隊(duì)的小伙伴的英文水平。最后，大多數(shù)產(chǎn)品國(guó)內(nèi)都有翻版，tower等都是經(jīng)過微創(chuàng)新和本地化之后的優(yōu)秀產(chǎn)品。我一向不是“產(chǎn)品原教旨主義者”，比起Gmail來說，QQmail和foxmail都讓我用地更舒服，所以我并不認(rèn)為一定有必要使用國(guó)外的產(chǎn)品。因此，我在選型時(shí)幾乎是直接剔除了所有國(guó)外的項(xiàng)目。

總得來說，協(xié)作工具讓今天的創(chuàng)業(yè)者具備了更高效的工作條件，他們之間良好的互相作用能使得離散型的團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)作，達(dá)成一個(gè)線上辦公室的效果。但不管是夠快也好，金山也好，tower也好，teambition和worktile也好，每個(gè)產(chǎn)品都有其特點(diǎn)，而且都有他們各自的支持者。如果要通過協(xié)作工具來提高團(tuán)隊(duì)工作的效能，最重要的就是對(duì)自身團(tuán)隊(duì)工作情況的分析，選擇對(duì)自己團(tuán)隊(duì)最有利的產(chǎn)品和運(yùn)作方式。

PS：其實(shí)在本文完成的時(shí)候我剛剛和上海某孵化器簽訂了租賃合約。不管線上的效率如何高，要注冊(cè)公司也是沒法繞過政府行政環(huán)節(jié)的。雖然說起來也可以用虛擬注冊(cè)地址等手段，但項(xiàng)目未來也會(huì)要補(bǔ)充新的人員，再加上身處在一堆創(chuàng)業(yè)者中間有點(diǎn)像是吸二手煙的感覺，會(huì)被這種氣氛相互帶動(dòng)，權(quán)衡下來還是決定租下一個(gè)線下辦公地點(diǎn)。不過預(yù)計(jì)“云端辦公室”依然將成為我們團(tuán)隊(duì)的主導(dǎo)。